Chers amis, après une année de service aux archives de notre Province d’Afrique centrale, je me rends compte qu’un bon nombre des compagnons ne connaissent ni le bâtiment, ni les archives de la Province. Ainsi je me permets de vous en faire une brève présentation. Nous travaillons à deux comme archivistes : le père Carlos Eduardo Mejia le titulaire et moi son adjoint. Les deux bâtiments des archives sont situés à la curie provinciale. Voici les noms de quelques compagnons qui ont travaillé ou travaillent aux archives de notre Province : les pères Raymond Da Via, Roger Guyaut, Marc Van Stratum, Jules van de Casteele, Joseph De Cock, Jan Evers, Alain Flavien N’Kisi Nganda, Robert Burhama Ciza, Carlos Eduardo Mejia et Anicet N’Teba Mbengi.
En effet, notre Province a déjà une longue histoire. Elle tire ses origines de la mission du Kwango, fondée par les jésuites belges en 1893. Elle a vu le jour le 8 décembre 1961. Ceci justifie l’importance des archives et leur conservation pour cette grande Province de la Conférence jésuite d’Afrique et Madagascar. Les archives sont indispensables à l’histoire, à la bonne gouvernance, et au maintien en bon état de la Compagnie. Le socius (l’assistant du Père Provincial) de la Province est le superviseur des archives. Nous, les archivistes, nous sommes responsables de la collecte et de l’organisation des archives de la Province, de ses oeuvres, de ses communautés et de ses membres.
Le Practicam Quaedam (1997 – ce document est régulièrement mis en ligne ; on conseille de toujours suivre la version la plus récente), le Manuel de droit de la Compagnie (1997) et l’Instruction sur l’Administration des biens (2005 – il y a une nouvelles version) nous offrent des orientations précises pour la rétention des documents aux archives de la Compagnie. Il existe également un complément de propositions pratiques concernant les archives de Provinces, communautés et oeuvres (2004) lequel organise les documents en fonction du lieu, de la manière et de la fin pour laquelle ils ont été produits. La proposition 72, par exemple, demande à l’archiviste de chaque Province «
d’assurer que les archives de la Province, de ses communautés et oeuvres sont établies et maintenues convenablement, qu’elles sont organisées d’une manière homogène, et que les archives ne contiennent que ce qui doit être conservé et éliminent ce qui n’est pas essentiel ».
Les archives de la Province sont divisées en deux grandes catégories : les archives vivantes ou courantes (voir bâtiment blanc de la curie) et les archives historiques (voir bâtiment gris de la curie). Dans les archives vivantes ou courantes, on conserve principalement les documents des membres actifs et vivants de la Compagnie, et ceux qui sont immédiatement nécessaires à l’administration. « Les choses secrètes et confidentielles » y sont conservées « à part et sous clé » (Practicam Quaedam 286) et leur son accès est limité au provincial et à son socius, et très exceptionnellement à celui à qui le provincial donnerait une telle permission, à l’archiviste par exemple. Quant aux archives historiques, dont nous sommes, nous les archivistes de Province, directement des intendants, elles concernent les documents liés aux jésuites renvoyés ou décédés et conservent des documents dont l’usage administratif n’est pas envisagé dans l’immédiat. Logiquement, une partie des archives historiques n’est pas accessible au public et ne peut l’être qu’en suivant les règles précises et claires d’accessibilité. Un chercheur par exemple ne peut y accéder que sur autorisation expresse et écrite du Provincial si les documents n’ont pas encore atteint le délai de la libre communicabilité. Les archives qui, au contraire, sont définitivement « libérées » peuvent être mises à la disposition des chercheurs dans une salle prévue à cet effet et suivant les règles de sécurité pour les documents.
En plus de la division entre les archives vivantes et historiques, Praticam quaedam (287) organise les archives de la Compagnie en 10 catégories lesquelles peuvent être adaptées et homogénéisées pour chaque région, sa culture et son contexte. Les archives de la Province d’Afrique centrale suivent cette catégorisation:
ACE 1 Documents du Saint Siège et du Père Général : 1. Acta Apostolicae AAS [ACE 1.1.] 2. Acta Romana Societatis Iesu AR [ACE 1.2.]3. Rescrits [ACE1.3.]4. Décrets [ACE 1. 4.] 5. Indults [ACE 1.5.] 6 Circulaires [ACE 1.6] 7. Lettres [ACE1.7] 8. Directives [ACE 1.8] 9. Catalogues [ACE 1.9] 10. Toutes choses analogues [ACE1.10].
ACE 2 Documents de JCAM et de la Conférence de Provinciaux : 1. Compte-rendus [ACE 2.1], 2. Circulaires [ACE 2.2] 3. Nouvelles [ACE 2.3] 4. Correspondances [ACE2.4] 5. Maisons Communes [ACE 2.5], 6. Commissions de la conférence ou Assistance [ACE 2.6].
ACE 3 Documents de la Province : 1. Actes [ACE 3.1] 2. Compte-rendu [ACE 3.2] 3. Rapports sur les congrégations [ACE 3.3] 4. Registres des entrées [ACE 3.4] 5. Registres de sorties [ACE 3.5] 6. Registre des ordinations [ACE 6.6] 7. Registre des défunts [ACE3.7] 8. Minutes des consultes [ACE 3.8] 9. Commissions Provinciales [ACE 3.9], 10. Affaires Economiques et financières [ACE3.10] 11. Contrats [ACE 3.11] 12. Statistiques [ACE 3.12].
ACE 4 Documents du Provincial: 1. Lettres au P.
Général [ACE4.1.] 2. Circulaires [ACE 4.2.] 3. Directives [ACE 4.3.] 4. Correspondances [ACE 4.4.]5. Mémorial des visites [ACE 4.5.] 6. Lettres à d’autres personnes [ACE 4.6.] 7. Admissions voeux, ministères, ordres [ACE 7.4.] 8. Importantes permissions [ACE 4.8] 9. Notes, minutes, sommaires des conversations importantes [ACE 4. 9] 10. Importantes admonitions aux individus [ACE 4.10] 11. Copies des statistiques et catalogues (les archives doivent recevoir au moins trois copies du catalogue de la province chaque année), les catalogues non-usés (y compris ceux en possession des individus) doivent être annuellement détruits [ACE 4.11] 12. Registre ou catalogue de ceux qui sont aptes au gouvernement (au moins trois cycles) [ACE 4.12] 13. Informationes (admissions, théologie, ordres, derniers voeux, ad gobernandum [ACE 4.13] 14. Autres registres (admis en probation et au noviciat, premiers voeux (notant date et lieu, ainsi que le nom de celui qui les a reçus), diplômes, ordres (avec le jugement des consulteurs et la décision finale du provincial), ordination ( avec date, lieu, évêque), derniers voeux (degré, date et lieu, celui qui les a reçus), défunts (naissance, entrée dans la SJ, degré, date derniers voeux , lieu et place de l’enterrement), renvoyés de la SJ (degré, place, date, causes du renvoi, manière du renvoi), avis des examinateurs pour les publications, résultats des examens ad gradum ( date, lieu, nom des membres du jury), sous la juridiction du provincial [ACE4.14].
ACE 5 Documents Membres de la Province : 1. Données personnelles [ACE 5.1] 2. Certificats [ACE 5.2] 3. Lettres [ACE 5.3] 4. Informationes [ACE 5.4.] 5. Défunts et Anciens Jésuites : (1) dossier médical jusque trois ans passé l’expiration du statut de limitation, certificat de décès à retenir permanemment , et si le Jésuite a fait l’objet d’une quelconque allégation, son dossier médical doit être soigneusement gardé, (2) carnet de baptême , documents officiels , sécurité sociale, certes souvenirs (voeux, ordination, funérailles), obituaires, homélies et eulogies durant les funérailles, journaux y faisant allusion, diplômes, relevés de notes, CV, diaires, notes spirituelles, agendas, etc. (3) documents relatifs au renvoi, les ordres reçus, testaments, informationes, ou autres documents importants de ceux qui ont quitté la compagnie (à conserver permanemment).
ACE 6 Documents de Maisons : 1. Erection [ACE 6.1] 2 Historia Domus [ACE 6.2] 3. Correspondances [ACE 6.3] 4. Livres d’or, compte-rendus des consultations, listes et descriptions des tâches des employés, salaires [ACE 6, 4] 5. Minutes des consultes [ACE 6.5] 6. Liste des bienfaiteurs de la maison [ACE 6.6].
ACE 7 Documents des oeuvres apostoliques
ACE 8 Publications: 1. Copies de livres, articles, chapitres, articles dans un journal ou magazine publié par un jésuite [ACE 8.1] 2. Des manuscrits non-publiés par un jésuite, y compris des sermons, notes de retraites, conférences, etc. [ACE 8.2] 3. Importantes publications dans les médias et réseaux sociaux [ACE 8.3] 4. Composition artistique et musicale par un jésuite [ACE 8.4] 5. Tout ce qui est publié localement sur la Compagnie et sur la Province, veiller spécialement à la présence de la Compagnie dans la presse et les médias [ACE 8.5].
ACE 9 Correspondances avec les Non-Jésuites : 1. Conférence épiscopale et évêque local [ACE 9.1] 2. Autorités civiles [ACE 9.2] 3. Autorités judiciaires [ACE 9.3] 4. Autres communautés religieuses [ACE 9.4] 5. Laïcs [ACE 9.5].
ACE 10 Divers : 1. Plans [ACE 10.1] 2. Cartes [ACE 10.2] 3. Photographie (clairement identifier les personnes, places, temps) ; des photos numérisées doivent être décrites [ACE 10.].
Conclusion
Les archives sont à compter parmi les patrimoines les plus importants de la Province. La conservation des archives est d’une importance capitale non seulement
pour nous jésuites mais aussi elle concerne l’histoire de régions, de pays et des peuples évangélisés par les jésuites. Elles décrivent les relations de la Compagnie avec les congrégations religieuses, la partie de la Région RWB (elle fait partie de notre histoire), l’Angola, les autorités ecclésiastiques et civiles. A l’heure actuelle, avec les conflits fonciers récurrents avec des chefs de terre et des escrocs, les documents conservés dans nos archives aident à trancher les conflits et la Province en sort la tête haute.
Protégeons, conservons, enrichissons et consultons nos archives pour mieux connaître nos oeuvres et l’histoire de la Compagnie, celles de nos pays, de nos cultures et de nos églises locales.
Sources:
Jean Luc Enyegue, Protocole pour la Gestion des archives au sein du JCAM, Nairobi, 2019.
David Harold Barry, « Jesuit archives of Zimbabwe », in JHIA Newsletter May 2022, 6.
Eddie Murphy, « Archives’presentation: Zambia/ Malawi Jesuit Archives-Lusaka », in JHIA Newsletter February 2022,10 -11.
Père Anicet N’TEBA MBENGI, SJ
Vice-archiviste de l’ACE
Maison Saint Ignace
Kinshasa- Gombe
